Xerox de Colombia e IBM de Colombia anunciaron una importante alianza en el área de gestión documental y contenidos, mediante la cual integran sus fortalezas para ofrecer soluciones de extremo a extremo a las organizaciones del país en sectores como banca, seguros, gobierno, telecomunicaciones, salud, retail y Web.
Hoy en día, la gestión de documentos y contenidos es un tema de gran importancia en las organizaciones. Diferentes estudios estiman que el contenido no estructurado –es decir, el que no se encuentra en bases de datos– crece entre el 65 y el 200 por ciento cada año, independientemente de la industria y equivale a un 80 por ciento del total de la información que se maneja.
Documentos de oficina, mensajes de correo electrónico, videos, mensajes instantáneos, sitios y páginas web y fotografías son sólo algunos de los contenidos no estructurados que crecen exponencialmente en organizaciones de todos los sectores y tamaños, a tal punto que suele suceder una de dos situaciones: estos contenidos se desperdician, es decir, no se aprovechan para la operación o el negocio de estas organizaciones, o la búsqueda para aprovecharlos se convierte en un dolor de cabeza por su complejidad y los altos costos que generan.
La respuesta a esta situación es contar con soluciones de gestión documental y de contenidos. Randy Haines, gerente de Enterprise Content Management de IBM para América Latina, señala que este concepto consiste en la digitalización de contenidos en soporte físico (papel, por ejemplo) y digital (documentos en diferentes formatos), para insertarlos en procesos activos de negocio y que aporten en la productividad y la toma de decisiones de las empresas.
Por ello, Xerox e IBM replican en Colombia una exitosa alianza internacional de más de cinco años, gracias a la cual ofrecen una visión integral de la gestión de estos contenidos, con el fin de que las organizaciones puedan administrarlos de manera más eficiente, y por ende ahorren dinero y recursos y los puedan convertir en conocimiento e información útil para sus diferentes áreas y procesos.
Álvaro Nur, gerente de Global Services de Xerox de Colombia, destaca que “hoy, muchos procesos de negocio están soportados por documentos y a través de aplicaciones de Content Management pueden tener una administración mucho más eficiente, para que la información sea más fluida y oportuna dentro de la organización”. Esta visión integral se traduce en soluciones end to end, que van desde la consultoría en gestión documental hasta la implementación de aplicaciones, hardware y procesos, que reduzcan los costos de los procesos de negocios y permitan a directivos y empleados de las organizaciones acceder oportunamente a todo tipo de información.
Juan Carlos Puentes, gerente de Software en IBM Colombia, afirma que su compañía tiene 25 años de experiencia en Enterprise Content Management (ECM), es decir, el manejo de los contenidos no estructurados. “Nuestras soluciones de ECM están en 100 de los bancos más grandes del mundo y en las 25 aseguradoras globales, y hemos llegado a manejar cientos de millones de documentos para una misma organización”, destaca. Puentes señala que hay un inmenso mercado potencial en este campo en Colombia y que la alianza con Xerox va encaminada a aprovechar la experiencia que las dos compañías tienen en el manejo del documento. Por un lado, Xerox con su gran legado en la creación y el manejo de documentos, desde la digitalización de documentos físicos por medio de escáneres y multifuncionales, y por el otro, IBM con soluciones de gestión de contenidos asociados a procesos de negocio. “Así, podemos ofrecer soluciones de principio a fin: desde generación de documentos y la ruta de entrada de éstos hacia los procesos, hasta que éstos se administran, se hacen fácilmente accesibles para que sean útiles en la ejecución de procesos de negocios”, agrega.
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