En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, las empresas en
Colombia se enfrentan a un desafío en cuanto a la gestión de información
corporativa en las cuentas personales de sus empleados. Muchas personas
utilizan la aplicación Whatsapp desde su celular personal para enviar mensajes
laborales con documentos, fotos e información sensible. Estas prácticas pueden
ser perjudiciales para las compañías pues violan la confidencialidad de los
datos empresariales.
Uno de los primeros
pasos clave para las empresas es establecer políticas de confidencialidad
sólidas que definan claramente las responsabilidades de los empleados en lo que
respecta a la protección de datos y secretos empresariales.
A pesar de que el
numeral 2 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo establece que es obligación
del trabajador “No comunicar con terceros, salvo la autorización expresa, las
informaciones que tenga sobre su trabajo, especialmente sobre las cosas que
sean de naturaleza reservada o cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios al
empleador”, estas políticas internas pueden marcar la diferencia. Además, la
formación y la concientización de los empleados sobre el manejo adecuado de la
información corporativa son elementos clave para garantizar el cumplimiento
normativo y la seguridad de los datos.
Lorenzo
Villegas-Carrasquilla, Socio en las áreas de tecnología, medios y
comunicaciones, de la firma de abogados CMS Rodríguez-Azuero recomienda algunas
medidas para garantizar la seguridad de las comunicaciones y datos de la
empresa:
● Establecer políticas claras y estrictas:
La empresa debe crear políticas claras y rigurosas en relación al uso y
divulgación de información empresarial.
● Utilizar cuentas separadas de WhatsApp:
Se recomienda que los empleados utilicen dos cuentas separadas de WhatsApp para
diferenciar entre asuntos empresariales y personales. La cuenta laboral debe
estar debidamente identificada como un elemento de trabajo, cuyo contenido es
propiedad del empleador.
● Emplear dispositivos móviles distintos:
Además, es aconsejable que los empleados utilicen dos dispositivos móviles
diferentes para evitar la mezcla de información confidencial. Nuevamente, el
dispositivo laboral debe estar identificado claramente así, para que se
entienda que la información allí almacenada es del empleador.
● Respaldar las políticas con acuerdos de
confidencialidad: Es fundamental respaldar estas políticas con acuerdos de
confidencialidad firmados por los empleados.
● Proporcionar formación: Ofrecer una
formación clara y detallada sobre la importancia de mantener la información
empresarial segura y separada de los asuntos personales.
Por otro lado, los
empleados que filtran datos corporativos desde sus cuentas de WhatsApp
personales pueden enfrentar consecuencias legales, como la terminación
justificada de su contrato laboral y posibles sanciones administrativas o
penales. Cumplir con los acuerdos de confidencialidad es crucial para evitar
estos problemas legales.
Por un lado, tanto
WhatsApp como el correo electrónico personal pueden considerarse mensajes de
datos de acuerdo con la Ley 527 de 1999, desarrollada por el Decreto 4487 de
2009 y reglamentada parcialmente por el Decreto 1747 de 2000. Esto significa
que están sujetos a la misma definición legal de información generada, enviada,
recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares,
y se rigen por regulaciones específicas en cuanto a su privacidad, integridad y
autenticidad.
Sin embargo WhatsApp, al funcionar principalmente como una
plataforma de mensajería instantánea utilizada para comunicaciones personales
y, en ciertos casos, empresariales, puede plantear desafíos adicionales en
cuanto al almacenamiento de información. En particular, a diferencia del correo
electrónico personal, las conversaciones en WhatsApp pueden ser más
transitorias y menos rastreables, lo que puede generar desafíos en términos de
supervisión y gestión desde una perspectiva empresarial. Por su parte, las llamadas
telefónicas, ya sea a través de WhatsApp o líneas telefónicas convencionales,
pueden plantear mayores desafíos en términos de privacidad y seguridad de los
datos, ya que no suelen dejar registros del contenido de las conversaciones.
“Cuando un empleado
deja la empresa, es fundamental que existan políticas claras para proteger la
información profesional almacenada en sus dispositivos. Esto puede incluir la
revocación del acceso a cuentas empresariales y, si es necesario, medidas
legales para hacer cumplir los acuerdos de confidencialidad” concluyó Villegas.