Justificar los gastos que implica el desarrollo de una red de alta velocidad y su infraestructura de cableado, es un tema determinante a la hora de sustentar la inversión requerida ante las directivas de la empresa. Aunque los expertos en TI saben que aumentará el rendimiento, generando un ahorro de dinero y usuarios más productivos, este beneficio en particular se convierte en un paradigma difícil de cuantificar. SYSTIMAX SOLUTIONS ofrece un panorama sobre las medidas a tener en cuenta a la hora de sustentar los costos de implementación del cableado estructurado.
Ante en un panorama en donde la escogencia del cableado es determinante para la asignación del presupuesto requerido dentro de un proyecto TI, los clientes casi siempre optan por seleccionar el precio más atractivo para sus finanzas. Sin embargo antes de tomar una decisión definitiva, los encargados de la asignación presupuestal y selección de proveedores, deben tener en cuenta que el empleo de telecomunicaciones es un recurso estratégico que no sólo aumenta la productividad, sino también reduce los costos y mejora los resultados finales.
El sistema de cableado y las redes de alta velocidad no son económicos; por lo cual requieren de una planificación cuidadosa y la asignación de recursos específicos para su consecución. Por esta razón, se aconseja determinar cuales son los beneficios que se obtendrán a partir de la nueva infraestructura así como sus costos de mudanza.
Antes de hablar de categorías, las organizaciones deben considerar y priorizar a la hora de iniciar la migración de cableado. Aspectos como la sofisticación de sus aplicaciones de red, la expectativa de vida útil de la infraestructura de red y cableado, la frecuencia de los movimientos y cambios, el potencial de crecimiento de su red según la expectativa de vida útil y cualquier condición física adversa en la red LAN , deben ser analizados previamente para tomar la decisión.
Como cada edificio es diferente, los costos de cableado son difíciles de generalizar y pueden evaluarse con mayor precisión sobre la base del diseño/instalación/infraestructura propuesta. Al comparar las opciones, los usuarios deberían consultar a las compañías instaladoras y obtener presupuestos para varias infraestructuras. Estos costos se pueden evaluar luego y compararse con los beneficios a obtener.
El costo, la facilidad de instalación, movimientos y ajustes, aplicaciones actuales y anticipadas, y la expectativa de vida útil del sistema son generalmente factores importantes a la hora de la decisión. Las consideraciones ambientales tales como el ruido eléctrico y las habitaciones limpias también pueden influir en la decisión, así como el tipo de edificación, el sector de la industria, y la titularidad del sistema de cableado.
A la hora de evaluar las finanzas, las organizaciones siempre deberían pensar en términos de costos sobre la vida útil del sistema de cableado, más que simplemente en el valor inicial de instalación. También es importante comparar el costo del hardware electrónico que será reemplazado varias veces a lo largo del período de vida útil del sistema de cableado. Los costos iniciales más bajos no siempre representan lo más económico a largo plazo, sin embargo una vez que se ha concedido el contrato es difícil de cambiar.
Para realizar el análisis sobre los costos, SYSTIMAX Solutions sugiere el análisis de aspectos como:
• Costo inicial de instalación, garantizando que se cubra adecuadamente la especificación para evitar gastos extra inesperados y restricciones en el rendimiento.
• Administración, la habilidad de las redes para ser reconfiguradas fácil y económicamente.
• La capacidad para soportar un ancho de banda e índices de datos constantemente en aumento en el futuro.
• Mantenimiento, el esfuerzo que se requiere para conservar el sistema en funcionamiento.
• El valor del ciclo vital, que se asegure una garantía que cubra las aplicaciones y el hardware.
Un paso siguiente en el desarrollo de una infraestructura de cableado de alto rendimiento es evitar las caídas de red, para lo cual es conveniente tomar las siguientes medidas:
Primero: Pruebe antes de comprar
Coloque todos los productos dentro de la red a fin de evaluarlos en condiciones reales, o al menos consulte por sitios de referencia, informes independientes de pruebas y documentación técnica de soporte.
Segundo: Identifique los próximos cuellos de botella
El mejorar el rendimiento de la red es simplemente una cuestión de mover de lugar los cuellos de botella. Justo en este momento, el cuello de botella de la red puede ser un ancho de banda inadecuado para el escritorio. De igual manera, se puede pretender introducir una red de alta velocidad, por lo cual es conveniente informarle a la gerencia dónde se producirá la próxima desaceleración y qué la causará, esto contribuirá a su credibilidad, y le ahorrará discusiones sobre el tema.
Tercero: Confeccione un cronograma
Cree un cronograma para el proyecto. Determine el orden en el cual tendrán que realizarse las mejoras e instalaciones en su organización. Asegúrese de calcular el tiempo que llevará el pedido y las demoras en la entrega. Luego genere un plan del proyecto que muestre las dependencias y qué pasos se deben completar antes de seguir con otros. Fije fechas de inicio y finalización.
Cuarto: Obtenga aprobación para su presupuesto
Obtendrá mucho más si presenta la solicitud en términos del dinero que puede ganar o ahorrar su empresa. La tarea consiste en precisar los beneficios económicos del cableado de alto rendimiento, calcular su costo exacto, y decidir si el beneficio justifica el costo.
Quinto: Establezca las expectativas
Tradicionalmente, cuando los administradores de red y la gerencia general discuten el ROI de una inversión en IT, piensan principalmente en “beneficios financieros”, los cuales puede ser “Duros” si permiten la asignación fácilmente cifras objetivas o “Blandos”, los cuales son más difíciles de cuantificar, y a veces incluso de identificar.
Los beneficios de la inversión realizada
El valor de IT se determina mediante la relación entre lo que la organización pagará (costos) y lo que obtendrá a cambio (beneficios). Cuanto mayor sea el monto de los beneficios en relación con los costos, mayor será el valor del proyecto de IT. En la realidad, la mayoría de las organizaciones utilizan una o más “métricas financieras” a las cuales se refieren en forma individual o colectiva como “ROI”.
Estas métricas incluyen:
- Período de Recuperación de la Inversión: cantidad de tiempo requerido para que los beneficios permitan recuperar el costo del proyecto.
- Valor Presente (VP): valor de los futuros beneficios reformulados en términos de dinero a la fecha.
- Índice de Rendimiento (IR): beneficios reformulados como tasa de interés.
- El análisis de la recuperación de la inversión: Depende de la suposición de que existe una relación directa entre el rendimiento del cableado y la calidad de la señal transmitida.
Calculando el costo de los períodos de inactividad
Hay dos tipos de períodos de inactividad: la degradación, cuando un servicio está más lento que de costumbre, quizás al punto de ser inutilizable, y las interrupciones absolutas, cuando un servicio no está disponible. El segundo caso es en general más serio que el primero (aunque ambos causan perdidas de productividad), pero no siempre.
Así como los empleados particulares generan ingresos en forma directa, los períodos de inactividad tienen un impacto en los ingresos corporativos. Calcular los efectos de esto no es una ciencia exacta, pero aplicando algunas suposiciones razonables, podemos hacer una buena estimación que puede ser usada para justificar el gasto y el esfuerzo que se requieren para evitar los períodos de inactividad.
Las pérdidas de ingresos son calculadas utilizando 5 datos claves:
• El total de horas por año de cortes o degradaciones de servicio a causa del tiempo muerto.
• El total de empleados que generan ingresos que son afectados por cortes o degradaciones del servicio
• Porcentaje promedio de pérdidas en la productividad por cada empleado que genera ingresos durante los cortes y degradaciones del servicio.
• Ingreso promedio anual generado por cada empleado que produce ingresos
• Mejora en los períodos de inactividad debido a un mejor rendimiento del cableado
Análisis de la recuperación de la inversión
Analizando a la mayoría de las compañías, la GENTE representa el mayor costo en la porción de la cadena de valores que ellos sirven. Si la red se cae, existe un costo real debido a la pérdida de productividad de los usuarios de la red. Al reducir los períodos de inactividad y por lo tanto aumentando el tiempo de funcionamiento, se pueden apreciar beneficios sustanciales cada año derivados del incremento en la productividad de los empleados y del consecuente incremento de los ingresos que esto representa.
CommScope recientemente llevó a cabo una encuesta entre 1.484 gerentes de IT alrededor de todo el mundo que arrojó resultados interesantes sobre el tiempo muerto de la red que en promedio es de 1,9 horas/mes y varió dependiendo del sistema de cableado usado. También mostró que el tiempo muerto disminuye la productividad de los empleados con conexión a la red en un promedio del 42%. Estas cifras demuestran que la selección del cableado no es prioridad a la hora de emprender un proyecto tecnológico y que es importante para las directivas de las empresas incorporar al cableado como tema prioritario para la conducción de la transformación tecnológica de toda empresa.
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