Llevar una agenda ya no es
opcional, mucho menos en estos tiempos de confinamiento en los que el día puede
componerse de una videoconferencia tras otra. Para darle orden a las jornadas
de trabajo y ayudar a las personas a mantener un balance entre sus citas
laborales y personales, Google Calendar ofrece algunos tips que muchos aún no
conocen:
Elige la vista que más se ajusta a tu ritmo de vida: Google
Calendar ofrece una vista predeterminada de la semana completa, de domingo a
sábado; sin embargo, muchas personas prefieren empezar su semana los lunes,
ubicar sus citas o tareas exclusivamente entre lunes y viernes, o visualizar
sólo sus días laborales que pueden incluir descansos entre semana. Para tener
una visión más ajustada a su realidad, pueden acudir al botón superior derecho
que dice “Semana” y deseleccionar “mostrar fines de semana” o ir a la
configuración de la plataforma para elegir qué días tiene su semana y desde
cuál empieza.
Ten más de un calendario y elige ver sólo los que te
interesan: desde la configuración de Google Calendar es posible crear nuevos
calendarios o explorar otros ya existentes y suscribirse a ellos; por ejemplo,
el calendario de los días festivos de diversas religiones (cristianos, judíos,
ortodoxos, musulmanes), calendarios de deportes con las fechas de los torneos o
competencias del año (básquet, béisbol, fútbol americano, hockey), o las fases
de la luna. Además, desde la barra lateral izquierda de la versión web es
posible seleccionar cuáles calendarios tener visibles y activar los demás sólo
cuando sean de interés.
Comparte tu calendario con alguien más: es posible que
manejes la agenda de alguien o que otra persona maneje la tuya. Para que un
usuario pueda conocer los horarios de otro y se evite tener que preguntarle
constantemente por su disponibilidad, Google Calendar permite compartir
calendarios. Sólo es necesario entrar a la configuración, ubicar el nombre del
calendario y añadir el correo de la persona con la que se desea compartir.
Quien recibe la invitación deberá activar la opción “Ver calendarios en
paralelo” para ver al mismo tiempo ambos horarios.
Quítale énfasis a los eventos pasados: las citas y
compromisos que se van cumpliendo siguen apareciendo en la visión semanal de
Calendar. Para darle a la mente la correcta sensación frente a estos y
permitirle concentrarse en los que aún están por suceder, es posible ir a la
Configuración y en “Opciones de vista” marcar “Reducir el brillo de los eventos
pasados”. De esta forma no se borrarán pero tampoco resaltarán.
Planea en distintas zonas horarias: si trabajas con equipos
en otros lugares del mundo y comúnmente necesitas hacer conversiones de tiempo
a una ciudad en específico, puedes activar una zona horaria secundaria desde la
configuración general. Al hacerlo, ambos horarios aparecerán en la parrilla
principal de eventos. Si necesitas conocer más de una zona horaria pues
trabajas para clientes o sucursales en múltiples lugares del planeta, desde la
configuración puedes activar el reloj mundial y añadir cuantas zonas desees.
Las horas saldrán al lado izquierdo de la parrilla de eventos y hasta indicarán con el ícono del sol o de la luna,
si es de día o de noche en ese lugar.
Recibe un email cada mañana con tu agenda del día: puedes
empezar tu jornada laboral con un mail que resume todos tus compromisos
albergados en Calendar. Para hacerlo, ve a la configuración de tu calendario y
en la opción “Otras notificaciones” activa aquella que dice “agenda diaria”. De
esta manera podrás ordenar tus prioridades desde temprano y saber qué tiempos
libres tendrás para otras actividades o hobbies.
Busca fechas rápidamente con el shortcut “G”: si estás en la
versión web de Calendar y necesitas buscar un evento pasado o futuro que ya
tengas programado, puedes teclear la letra “G” para ir de manera rápida y
directa. Con este comando se activará la ventana “Ir a la fecha”, solo debes
escribirla para llegar al día exacto. Luego, para volver instantáneamente a la
fecha actual, presiona “T”.
Ponte metas personales: desde la versión mobile de Google
Calendar es posible crear objetivos como hacer deporte, aprender algo nuevo,
sacar tiempo para hablar con amigos y familiares o para actividades como leer y
meditar. Sólo debes hacer clic en el ícono “+”, luego en la opción “objetivo” y
responder algunas preguntas como qué quieres hacer, con qué frecuencia y
durante cuánto tiempo. Con esta información, la app encontrará tus tiempos
libres y ubicará esta actividad automáticamente en tu calendario para que
logres llevarla a cabo.
Sácale provecho al buscador de Calendar: Google Calendar
tiene su propia barra de búsqueda para que encuentres fácilmente eventos de los
que, por ejemplo, recuerdas sus nombres pero no la fecha en que sucedieron.
Desde la lupa que se encuentra en la parte superior derecha de la versión web
es posible también filtrar por tipo de evento, invitados, fechas y lugar.
Añade videollamadas en Google Meet: ya que por ahora no es
posible agendar reuniones presenciales ni agregar direcciones físicas a las
citas, con Google Calendar es posible crear un evento y añadir desde allí una
llamada o videoconferencia en Google Meet, el servicio de videollamadas premium
de Google que ahora es gratuito para todos. Algunas de sus mejores funciones
son los subtítulos o captions en tiempo real, la posibilidad de compartir
pantalla y la nueva vista de mosaico cuando hay varias personas conectadas.
