Por Carro Ford Content Marketing, Xerox
¿Con qué frecuencia siguen utilizando los empleados las impresoras y los escáneres para los documentos? Piense en las cartas de los clientes, los contratos de los representantes, las facturas de los proveedores, los formularios de los empleados y todo lo demás. Cada día, alguien necesita escanear o realizar una copia de algo. Las impresoras multifuncionales (MFP, por sus siglas en inglés) continúan desempeñando un trabajo en la oficina moderna, y ese trabajo se llama “asistente de oficina”.
Un asistente de oficina puede ocuparse mejor de los documentos y ayudar con la digitalización, la contratación, el servicio al cliente, el cierre de ventas y la apertura de cuentas —tareas que se pueden automatizar con una aplicación y un MFP—. Este par de manos adicional digitaliza y acepta los documentos y los canaliza a los flujos de trabajo indicados. El punto de llegada se convierte en el punto de partida para la transformación digital, la cual puede comenzar con tu MFP.
La digitalización empieza con la aplicación
¿Cuántos pasos manuales se requieren para concluir el trabajo? ¿Y cuántos puedes delegar a tu A.O. (es decir, tu asistente de oficina)? Empieza con la aplicación. Las aplicaciones listas para usarse resuelven problemas específicos y conocidos. “Si consideramos las aplicaciones en el continuo de soluciones en general, dentro del reino de los documentos tenemos soluciones de software, soluciones de fax y soluciones de gestión de impresión. Es muy extenso y poco aprovechado”, explica Paul Miller, experto en soluciones y aplicaciones de Xerox.
En muchos casos, ya existen soluciones para lo que deseas hacer, ¿pero cómo y dónde las encuentras? Podrías comenzar por la Galería de Aplicaciones de Xerox para ver qué aplicaciones están disponibles actualmente y cuáles se actualizan de forma periódica. Muchas impresoras multifunción cuentan también con galerías de aplicaciones.
Aplicaciones personalizadas para flujos de trabajo de documentos complejos o únicos
Existen excelentes aplicaciones listas para usarse que eliminan los pasos manuales de la gestión de documentos, pero si necesitas algo complejo o único, puedes hacerlo con aplicaciones personalizados.
“Me parece extraordinario que todos piensen en cómo mejorar su flujo de trabajo”, comenta Josh Justice, presidente del galardonado proveedor de soluciones, Just-Tech. “En promedio, en cerca del 90% de las solicitudes que recibimos, podemos decirle al cliente que sí puede hacerlo, ya sea desde una solución integrada en la impresora multifunción o desde una aplicación existente. Pero, insisto, es maravilloso que piensen en cómo ahorrar tiempo, cómo eliminar pasos y cómo optimizar los procesos. Si ya implementaste eficiencias, ¿de dónde provendrán otros ahorros? Eso se logra al eliminar los pasos manuales del flujo de trabajo”.
Cómo trabajar con un desarrollador de aplicaciones personalizadas
El desarrollador de aplicaciones personalizadas comenzará a trabajar contigo para definir un enunciado de trabajo por medio de una Herramienta de mapeo de flujo de trabajo para crear la aplicación. “A los desarrolladores realmente les agrada esta herramienta porque permite ver el proceso desde todos los ángulos conforme te dedicas de lleno a mejorarlo”, afirma Josh Justice.
El enunciado de trabajo y el proceso de mapeo de flujo de trabajo abarcan los siguientes temas:
• ¿Qué función tiene este documento en la empresa o el departamento y qué debo hacer con él?
• ¿Cuáles son los pasos en el flujo de trabajo actual?
• ¿Quién interviene en el flujo de trabajo y los documentos?
• ¿Qué pasos podemos eliminar con la aplicación?
• ¿Qué pasos podemos automatizar?
• ¿La aplicación se encuentra solo en la impresora multifunción o se enlaza a diferentes programas, servidores o programas en la nube?
• ¿Qué programas necesitan interactuar con esta aplicación?
“Estos procesos pueden ser complejos, y cuando la gente evalúa el tipo de asistente de oficina o tecnología de impresión que necesita, no siempre los toma en cuenta”, explica Paul Miller. “Estas aplicaciones despiertan esa curiosidad por buscar y abren la posibilidad de generar eficiencias reales”.
