SIETE ASPECTOS CLAVES PARA ASEGURAR EL ÉXITO EN LA ADOPCION DE SISTEMAS DE INFORMACION

Jorge Camilo Bernal Martínez presidente CEO de DIGITAL WARE

El entorno empresarial actual difiere enormemente del que vivíamos hace diez años y muy seguramente las necesidades y exigencias de los años venideros, van a superar con creces los requerimientos actuales, lo anterior causa que las competencias personales y empresariales deban ser cada vez más sofisticadas y exigentes.
Esta dinámica ha sido impulsada en mayor medida por el crecimiento de las innovaciones tecnológicas en materia de acopio, transformación y difusión de información, las cuales nos han llevado a tener un mundo cada vez más en línea, exigiendo por lo tanto más agilidad e inmediatez en las acciones y decisiones, para poder mantenernos competitivos en un mundo donde, paradójicamente, la constante es el cambio.
Tanto las personas como las organizaciones empresariales se han ido amoldando a este nuevo entorno y ya se empiezan a crear estándares de manejo de información que se consideran básicos y que por lo tanto se dan por descontados en las relaciones inter personales e inter empresariales. El celular, Internet, los sistemas inalámbricos de comunicación, la mensajería instantánea, por mencionar algunos, son claros ejemplos de esta adaptación del comportamiento
En el plano empresarial, el manejo de la información mediante sistemas que permiten centralización de fuentes únicas de datos, con amplia disponibilidad de acceso, independientes de la ubicuidad o el medio que utilice el usuario para acceder a ellos, cumplen con ese mismo propósito.
Es aquí donde nacen los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), BI (Business Intelligence), CRM (Customer Relationship Management), que hoy son la plataforma obligada para moverse ágilmente en el mundo de los negocios y mantener niveles adecuados de competitividad y sostenibilidad.
El aprovechamiento máximo de estas tecnologías no se da en forma espontánea por el simple hecho de adoptarlas; se requieren una serie de elementos que habrá que conjugar para poder hacer una selección de la solución correcta e involucrarla en la cultura de la organización, para que realmente se pueda obtener un beneficio real de dichas herramientas.
Para lograr que el resultado realmente sea satisfactorio y nos podamos alejar de las historias de fracaso que todos conocemos, conviene no perder de vista los siguientes elementos, dentro del proceso de adopción de la tecnología:
1. Integre un Equipo Multidisciplinario. La adquisición y puesta en marcha de un sistema de información no es tarea exclusiva del personal del área de tecnología de la organización. De hecho, las experiencias han demostrado que si se enfoca de esa forma posiblemente el proyecto será un fracaso.
Un sistema de información ERP es una herramienta que permite que todas las áreas de la organización interrelacionen su información a través de los procesos misionales y administrativos de la misma. Por esta razón, en el proyecto deben estar involucrados todos los actores necesarios, desde la presidencia hasta el personal operativo, para que finalmente el resultado refleje la visión de todos y cada uno de ellos y el resultado este alineado con las estrategias generales y las necesidades particulares de cada proceso de negocio.
2. Seleccione el producto correcto para su empresa. Los requerimientos de su organización son particulares, al igual que la forma en la que ejecutan sus actividades de negocio. Por esta razón lo primordial es asegurar que el producto escogido cubre esas expectativas.
Pero ahí no para la tarea; se debe igualmente buscar que el producto tenga los elementos que permitan atender no solo las demandas de hoy, sino que tenga la capacidad de recibir las demandas de un entorno que implica cambios con alto requerimiento de eficacia en la respuesta. Los siguientes son los aspectos a considerar:
• Asegúrese de que el fabricante del producto conozca en profundidad la problemática de la región o país donde desarrolla sus operaciones y verifique que cuenta localmente con el equipo idóneo para atender los cambios en forma ágil.
• El producto debe ser tecnológicamente independiente de la plataforma de base de datos
• Deber ser altamente configurable y poseer múltiples opciones de parametrización, que permitan modelar la realidad operativa del cliente
• Debe poseer herramientas que permitan construir y operar flujos de trabajo; de esta forma se facilitará la operación para el usuario y los cambios que la operación requiera se incorporarán de forma inmediata en el sistema
• Prefiera los productos que sean desarrollados, provistos, implementados y mantenidos por el mismo fabricante. Más de un jugador implica más desgaste, mas costos y menos velocidad de respuesta cuando los inconvenientes surgen.
• Si el producto tiene que ser “localizado”, muy seguramente va a tener inconvenientes y demoras cuando las reglas locales cambien. Prefiera productos nativos de su país o región; siempre responden mucho mas ágilmente que los productos extranjeros.
3. Escoja el socio de negocios correcto. Este es posiblemente el aspecto más sensible de la decisión. Más que un sistema de información, la empresa está incorporando un socio de negocios que va a ser su apoyo para la ejecución de las metas estratégicas y tácticas de la organización en el largo plazo.
Por esta razón es indispensable mirar con detenimiento aspectos como:
• Historia del proveedor: cuál es su trayectoria, cuánto tiempo lleva en el mercado, cuantas instalaciones exitosas puede mostrar, cual es su reputación en el mercado.
• Experiencia en consultoría: como administra sus proyectos, que metodologías utiliza, con que certificaciones cuenta, que entendimiento ha demostrado de la problemática de la empresa, cuantas versiones ha liberado del producto.
• Cultura: cuál es el comportamiento de negocios de la empresa, cómo atiende los problemas y reclamos, como responden las inquietudes y requerimientos.
• Inversión y crecimiento: cuál es el comportamiento de crecimiento de la organización, cuánto invierte en Investigación y Desarrollo.
4. Seleccione un equipo humano altamente comprometido. La adopción de un sistema de información implica un cambio cultural fuerte, no solo por la llegada de una nueva herramienta, sino porque ella exige un nivel de integración e interacción diferente, en el cual todos los funcionarios son dueños de una parte del proceso y a su vez son clientes y proveedores de los demás.
La participación debe ser activa y centrada en resultados, e involucra absolutamente a todos los niveles de la organización, independientemente de su nivel jerárquico. Una estructura de relacionamiento a nivel de equipo de proyecto (cliente-proveedor) será el mecanismo que permita hacer una ejecución controlada y comunicada, que fije derroteros, anticipe riesgos, cree planes de mitigación y consiga el resultado final en los términos esperados de tiempo, costo y forma.
5. Defina en forma detallada el plan de implementación y divúlguelo. La definición clara de las metas en cada etapa del proceso, la divulgación explícita de las acciones a ejecutar y los resultados esperados dará un piso real al proyecto y evitará inconvenientes costosos. No asuma nada; verifique y corrija rápidamente cualquier situación que atente contra el resultado esperado de cualquier actividad.
6. Ofrezca el soporte y todas las herramientas necesarias para el proceso de implementación. El proceso generalmente es exigente y los problemas e inconvenientes van a saltar a cada paso del mismo. Ofrezca y demande todo el apoyo que el equipo requiera y rodéelo de las herramientas suficientes y necesarias para que ejecute su tarea. En otras palabras, asegure que no falten elementos para que las tareas se puedan llevar a cabo y los problemas puedan resolverse.
7. Ejecute el plan, evalúe los resultados, ajuste el plan y repita el ciclo nuevamente. Esta es la disciplina que se convertirá en parte del ambiente de trabajo, no solo en las fases de implementación sino también después de la salida en producción del sistema. Este ciclo permitirá lograr el máximo aprovechamiento de la inversión y sus resultados y creará el ambiente propicio para poder atender las nuevas demandas del mercado y efectuar los cambios en los procesos para atenderlas oportuna y eficazmente.
Si bien no se trata de una receta de cocina o una fórmula infalible, si está demostrado que la observación de estas premisas trae resultados positivos, cuando se ejecutan en forma disciplinada y con un alto nivel de comunicación. De esta forma lograrán las organizaciones entrar el entorno y estar preparados para continuar en la carrera empresarial que el futuro demandará.
Digital Ware S.A., empresa colombiana con 20 años de presencia en el mercado, ha basado su gestión hacia el mercado en estos principios, generando plataformas de información altamente especializadas en Gestión Administrativa y Financiera (SEVEN ERP); Gestión de Nómina y Recursos Humanos (KACTUS HR); Gestión de Servicios Hospitalarios (HOSVITAL HS), las cuales han permitido que más de 500 empresas en Colombia y en el exterior puedan manejar un entorno de manejo de información que apoya su gestión y crecimiento, utilizando tecnologías desarrolladas con visión innovadora y siguiendo los más exigentes estándares de calidad.
Adicionalmente, hoy en día la compañía cuenta con el único proyecto de Responsabilidad Social Empresarial basado en tecnologías de información con K-CLIENT, herramienta de Gestión de Relacionamiento con Clientes (CRM) por Internet, totalmente gratuita, con la cual se promueve el acceso a las últimas tecnologías de información para los eslabones primarios de la cadena productiva del país, los microempresarios.
La gestión de Digital Ware S.A. cuenta hoy en día con los más altos reconocimientos del mercado, dentro de los cuales se destacan, entre otros, el Premio Portafolio como la Empresa más Innovadora de Colombia; el Premio Colombiano de Innovación y Desarrollo Tecnológico otorgado por Fedesoft y el Premio Colombiano de Exportación de Software, los cuales evidencian los resultados de una gestión estructurada y claramente centrada en sus clientes y su evolución tecnológica.